Ein paar Wochen mit dem Fileee Scanaufsatz

Einige Wochen (oder sind es schon Monate?) ist es her, dass ich endlich meine Fileee-Box mitsamt Scanaufsatz erhalten habe. Die App dazu gibt es ja schon um einiges länger, irgendwann startete man mit einer Art „Crowdsourcing“ für eine Scan-Möglichkeit.

Mit Fileee erhoffte ich mir das Papier endlich nicht immer wieder durchwühlen zu müssen. Ganz weg geht das Papier auch im Papierlosen Büro nie, dafür ist die Digitalisierung noch lange nicht genug in Deutschland angekommen.

There’s an app for that

Die Fileee App lädt dann alles was ihr habt erst einmal in die Cloud – das ist für einige schon der Knackpunkt dazu nein zu sagen – aber wer nicht wagt, der nicht gewinnt. So öffnete ich mein TrueCrypt-Archiv in dem ich so oder so alles mögliche hatte und wuppte das einmal hoch ins Netz.
Dank der App lief dann alles in eine Art scannen, abheften, wegpacken und dann letztendlich erst lesen wenn die Fileee-App mir gesagt hatte von wem das nun eigentlich war, was ich da eben in der Hand hatte.

Das klappte mehr oder weniger gut. Es kann aber auch an der kleinen Datenbasis liegen, die Fileee zum Start hatte – ohne Daten können die passenden Firmen halt auch nicht erkannt werden. Das wird aber mit der Zeit kommen, sofern die Nutzer natürlich die fehlenden Daten zu den eigenen Rechnungen vervollständigen.
Was mir negativ dabei auffiel: Das System scheint leider nicht bzw. nur sehr langsam zu lernen was denn nun Scans von dieser einen Firma sind. Man kann z.B. 10 identische PDF-Dateien der Starbucks-Mails hochladen und diese akkurat als Starbucks markieren – zukünftige Mails werden anscheinend trotzdem wieder nicht erkannt. Hier scheint das System glaube ich zu starr auf einen Briefkopf aus zu sein – aber so tief stecke ich in der Materie nun auch nicht drin…

Worin das System allerdings erstaunlich gut ist: Die Unterscheidung zwischen Rechnung, Lieferscheinen und anderen Briefen. Lade ich eine Rechnung hoch, ist zumindest der Typ des Dokuments immer akkurat erkannt.

und dann kam die Box…

nicht mehr lochen, einfach Scannen und weg damit. Analoges Dingsbums einfach nur noch so kurz wie möglich in der Hand gehalten. Das scheint der Ziel der Box zu sein. Ich habe natürlich etwas überdramatisiert, aber so in etwa fühlt es sich für mich an. Die Dokumente werden gescannt und dann in chronologischer Reihenfolge einfach seitlich über die Klappe in die Box gelegt. Will man mal was wiederfinden ist es ja eh meist in der Fileee-App indexiert, und brauch man davon warum auch immer wieder mal was analoges, gibt es ja immer noch die Digital-Analog-Converter namens „Drucker“.

Das klappt alles ziemlich gut, das einzige wofür ich die Box reell noch öffne ist es um Dinge reinzulegen, alles andere ist digitalisiert und schwebt in der Cloud.
Dank Volltextsuche auch relativ gut verwaltbar. Das klappt erstaunlich gut – Scanne ich eine Rechnung und suche anschließend nach dem darauf stehenden Artikel findet die App entsprechende Rechnung tadellos.
Das Herausnehmen von Dokumenten aus einer Box stellt sich allerdings als etwas umständlicher heraus. Vorher muss Fileee gesagt werden, dass das Dokument nicht mehr in der Box liegen soll – d.h. einmal die Box in der App angewählt, passendes Dokument gesucht, das Analog-Gedöns dazu gefunden (was anhand der Farbcodes einigermaßen gut funktioniert) – und dann kommt die eigentliche Schwierigkeit:

Es existiert augenscheinlich erst einmal nichts um genau dieses Blatt digital „aus der Box herauszunehmen“. Man kann Löschen, aber man möchte doch nicht gleich ein Dokument löschen, oder?
Die einzige Möglichkeit die ich in der App sehe – die Einzelansicht muss über den „Editieren“-Button aufgerufen werden – darin kann man dann die Box entfernen und hat dann nur noch ein digital sprichwörtlich herumflatterndes Dokument in seinem Filee Account. Ist man dann fertig muss einmal in der gleichen Ansicht die Box wieder angewählt werden – dann wird das Dokument aber wieder ganz nach oben gelegt – das macht die ganze chronologische Ordnung, die dann irgendwie doch wichtig ist, ziemlich kaputt.

…und der Scanaufsatz

Vollständig aus Pappe, aber dennoch stabil. Daran zweifelte ich ein bisschen, bis jetzt wurde das Versprechen allerdings gehalten. Es flogen mir zwar beim Auspacken des Bausatzes zwei Magnetscheiben (die erstaunlich stark sind) entgegen – die Box hält aber so auch ziemlich gut. Daher könnte das auch ein Ersatzmagnet gewesen sein (der mich dank des Magnetismus dann doch etwas länger als erwartet vor dem endgültigen Aufbau abgehalten hat.)

Der Aufbabu ist relativ simpel, Die Faltkanten da knicken wohin sie ohnehin schon hingebogen wurden, alles andere klickt dann fast magisch-magnetisch zusammen und – es hält einfach.
Das gleiche mit der Box, einfach drüber gehalten gibt es ein lautes „Magnetklacken“ und alles sitzt…
Per Strichcode auf der Box wird beim Scannen die passende Box erkannt (in 99,5% aller Fälle) – Dann das Dokument hineingelegt und mit gefühlt 80%-Wahrscheinlichkeit habt ihr dann schon einen passenden Scan in der App – sofern das Smartphone oben auflag und die Scan-Funktion der App aktiviert ist. – Dank Klarweiß-LED-Streifen an der Oberseite sehen die Scans in aller Wahrscheinlichkeit auch meistens vernünftig aus.
Was ich mir wünschen würde: Oben und unten ein paar schwarze Klemmen, mit denen man das Blatt glatt ziehen kann. In vielen Fällen schafft die App das auch so, aber es gibt immer einige Dokumente die besonders garstig sind (z.B. Telekom-Recyclingpapier-Briefe) und einfach erst beim vierten oder fünften Versuch vernünftig gescannt werden.

Alles in Allem ist die App aber ziemlich gelungen. Die Datenverwaltung wird ein Stückchen einfacher als mit der guten alten „Alle PDFs in Jahresordner“-Struktur. Mit Box und Scanaufsatz hat man auch eine praktikable Lösung um halbwegs papierfrei zu bleiben.
Dank der einfachen Verwaltung mit der Box bin ich ziemlich sicher, dass Ordner bei mir irgendwann ausgedient haben werden.
Einige der oben angesprochenen Eckpunkte in der App nerven zwar – aber mit Geduld ist alles machbar…

Wer in Fileee einsteigen möchte, kann dies auf der Homepage von Fileee machen, wer gleich groß einsteigen möchte kann sich auch sofort die Box, den Aufsatz oder beides im Shop bei Fileee kaufen.